Configurar matrícula del club

Prepara la configuración general del portal de matrícula antes de abrirlo a las familias para la nueva temporada.

📋 ¿Cuándo usar esto?

Usa esta opción cuando vayas a configurar la campaña de matrícula del club desde cero o necesites revisar su estructura general antes de iniciar una nueva temporada. Es el primer paso administrativo para poner en marcha el proceso de matrículas.

✨ Qué va a pasar

Podrás definir la información general del portal, la operativa que verán las familias, y establecer la base sobre la que después se configurarán pagos, documentos, productos y planes de cuotas. Esta configuración será la columna vertebral de toda la campaña de matrícula.

[SCREENSHOT PENDIENTE: Panel de configuración mostrando campos para textos informativos, configuración general del portal, y opciones básicas de la campaña de matrícula]

Pasos

Paso 1: Accede al configurador de matrícula

Desde el panel de administración, localiza y abre el módulo de configuración de matrículas o enrollments. Busca la opción para crear o editar la campaña de la temporada actual.

Paso 2: Revisa la configuración general

Verifica y configura los parámetros básicos:

• Temporada activa para la matrícula
• Textos informativos que verán las familias al entrar
• Instrucciones generales del proceso
• Configuración de qué pasos del flujo están activos

Notas útiles del configurador:

• El mensaje inicial del paso de entrada puede editarse directamente como bloque informativo
• Si cierras el configurador con cambios pendientes, el sistema te avisará antes de salir

Paso 3: Comprueba dependencias del sistema

Antes de continuar, asegúrate de que el club tiene preparado:

• Productos de matrícula creados con sus precios por categoría
• Planes de cuotas definidos si vas a ofrecerlos
• Stripe conectado si vas a usar pagos online
• Documentos preparados en DocBox si vas a solicitarlos

Clubes que solo cobran cuotas: «Sin matrícula»

Si el club no quiere cobrar matrícula (por ejemplo, porque empieza a usar Vocamini con la temporada ya en marcha) y solo quiere cobrar las cuotas, no hace falta crear una matrícula de 0 €:

1. En Configuración por año, abre el rango de años y deja el modelo en Matrícula + planes.
2. Activa Sin matrícula. El selector de producto de matrícula desaparece.
3. Guarda. Repite en cada rango de años que no deba pagar matrícula.

Las familias de ese rango solo eligen el plan y la forma de pago de las cuotas; al terminar, la inscripción queda Completada y reciben un email de «Inscripción completada», sin importe ni justificante. Si el club no tiene pagos online, la inscripción se completa igualmente, sin pasar por «Pago en oficinas».

«Sin matrícula» no está disponible con el modelo de packs, porque cada pack incluye una matrícula.

Paso 4: Guarda la configuración inicial

Guarda los cambios realizados hasta el momento. Esto establecerá la base de la campaña sobre la que después añadirás documentos, configuración de pagos y otros elementos.

Paso 5: Valida con una prueba

Antes de abrir la matrícula real, haz una prueba completa:

• Crea un jugador de test
• Accede al portal con su enlace
• Verifica que se muestra correctamente la información
• Comprueba que el flujo funciona como esperas

⚠️ Problemas comunes

Problemas frecuentes

La configuración parece incompleta

• Revisa si faltan productos de matrícula creados en el sistema
• Verifica que Stripe está conectado si vas a usar pagos online
• Comprueba que tienes planes de cuotas definidos si los necesitas
• Confirma que los documentos están subidos en DocBox

No puedes guardar la configuración

• Comprueba que tienes los permisos necesarios de administrador
• Verifica que has rellenado todos los campos obligatorios
• Revisa si hay mensajes de error específicos
• Puede haber campos con formato incorrecto

Cierras el configurador y pierdes cambios

• El configurador ahora avisa si hay cambios sin guardar
• Puedes elegir entre guardar y cerrar, salir sin guardar o cancelar
• Si estabas editando una configuración por año, revisa también ese bloque antes de salir

El portal no se muestra correctamente en pruebas

• Verifica que has guardado todos los cambios
• Comprueba que la configuración está marcada como activa
• Revisa que no hay conflictos con configuraciones de temporadas anteriores
• Limpia la caché del navegador y vuelve a probar

No sabes qué productos o precios configurar

• Revisa los precios definidos para la temporada
• Confirma qué categorías tendrán matrícula y cuáles no
• Verifica si hay precios especiales, descuentos por hermanos, etc.
• Consulta con dirección del club si hay dudas

💡 Consejos

Recomendaciones

Prepara todo antes de configurar

• Antes de empezar, confirma que tienes:
  • Precios de matrícula definidos por categoría
  • Planes de cuotas planificados
  • Documentos que vas a solicitar identificados
  • Stripe operativo si vas a usarlo
  • Textos informativos preparados

Prioridad de configuración

1. Primero: Productos y precios de matrícula
2. Segundo: Conexión Stripe si es necesario
3. Tercero: Planes de cuotas
4. Cuarto: Documentos y configuración del portal
5. Quinto: Pruebas completas antes de abrir

Textos informativos importantes

• Escribe textos claros y concisos para las familias
• Incluye información sobre plazos, precios y requisitos
• Explica el proceso paso a paso
• Indica claramente cómo contactar con el club para dudas

Configuración por categorías (Configuración por año)

• Puedes tener configuraciones diferentes por año de nacimiento
• Útil si algunas categorías tienen requisitos especiales
• Permite personalizar documentos, precios o textos por edad
• Planifica bien esta estructura antes de implementarla

Entender la configuración DEFAULT (Por defecto)

• La configuración marcada como "Por defecto" actúa como comodín (catch-all)
• Se aplica automáticamente a todos los años no cubiertos por configuraciones específicas
• No necesitas especificar rangos de años para la configuración por defecto
• Ejemplo práctico:
  • DEFAULT: Configuración general (documentos básicos, cuota estándar)
  • Específica 2010: Documentos médicos adicionales
  • Específica 2015-2018: Descuento especial
  • Año 2001 → Usa DEFAULT ✓
  • Año 2010 → Usa Específica 2010 ✓
  • Año 2025 → Usa DEFAULT ✓

Cuándo usar configuración específica vs DEFAULT

• Usa DEFAULT para la configuración base que aplica a la mayoría
• Usa Específica solo para categorías con requisitos diferentes
• Las específicas tienen prioridad sobre DEFAULT cuando el año coincide
• Solo debe haber UNA configuración DEFAULT activa por club

Pruebas exhaustivas

• No abras la matrícula sin haber probado todo el flujo completo
• Crea varios jugadores de test de diferentes categorías
• Prueba tanto pago online como manual si ofreces ambos
• Verifica que los documentos se suben correctamente
• Comprueba que los recibos se generan bien

Coordinación con Stripe

• Si usas Stripe, verifica que está en modo producción (no test)
• Comprueba que los productos en Stripe coinciden con los del sistema
• Valida que las webhooks están configuradas correctamente
• Haz pagos de prueba antes de abrir para confirmar que funciona

Documentación del proceso

• Prepara un documento interno con toda la configuración
• Anota qué productos corresponden a qué categorías
• Ten claros los pasos del flujo para poder explicarlos a familias
• Prepara respuestas para FAQs habituales

Planificación temporal

• Define cuándo abres cada categoría si lo haces escalonadamente
• Establece fechas límite de matrícula
• Planifica recordatorios para familias que no completen
• Coordina con otros departamentos del club (equipaciones, entrenamientos)