Configurar matrícula del club
Prepara la configuración general del portal de matrícula antes de abrirlo a las familias para la nueva temporada.
📋 ¿Cuándo usar esto?
Usa esta opción cuando vayas a configurar la campaña de matrícula del club desde cero o necesites revisar su estructura general antes de iniciar una nueva temporada. Es el primer paso administrativo para poner en marcha el proceso de matrículas.
✨ Qué va a pasar
Podrás definir la información general del portal, la operativa que verán las familias, y establecer la base sobre la que después se configurarán pagos, documentos, productos y planes de cuotas. Esta configuración será la columna vertebral de toda la campaña de matrícula.
[SCREENSHOT PENDIENTE: Panel de configuración mostrando campos para textos informativos, configuración general del portal, y opciones básicas de la campaña de matrícula]
Pasos
Paso 1: Accede al configurador de matrícula
Desde el panel de administración, localiza y abre el módulo de configuración de matrículas o enrollments. Busca la opción para crear o editar la campaña de la temporada actual.
Paso 2: Revisa la configuración general
Verifica y configura los parámetros básicos:
- Temporada activa para la matrícula
- Textos informativos que verán las familias al entrar
- Instrucciones generales del proceso
- Configuración de qué pasos del flujo están activos
Paso 3: Comprueba dependencias del sistema
Antes de continuar, asegúrate de que el club tiene preparado:
- Productos de matrícula creados con sus precios por categoría
- Planes de cuotas definidos si vas a ofrecerlos
- Stripe conectado si vas a usar pagos online
- Documentos preparados en DocBox si vas a solicitarlos
Paso 4: Guarda la configuración inicial
Guarda los cambios realizados hasta el momento. Esto establecerá la base de la campaña sobre la que después añadirás documentos, configuración de pagos y otros elementos.
Paso 5: Valida con una prueba
Antes de abrir la matrícula real, haz una prueba completa:
- Crea un jugador de test
- Accede al portal con su enlace
- Verifica que se muestra correctamente la información
- Comprueba que el flujo funciona como esperas
⚠️ Problemas comunes
La configuración parece incompleta
- Revisa si faltan productos de matrícula creados en el sistema
- Verifica que Stripe está conectado si vas a usar pagos online
- Comprueba que tienes planes de cuotas definidos si los necesitas
- Confirma que los documentos están subidos en DocBox
No puedes guardar la configuración
- Comprueba que tienes los permisos necesarios de administrador
- Verifica que has rellenado todos los campos obligatorios
- Revisa si hay mensajes de error específicos
- Puede haber campos con formato incorrecto
El portal no se muestra correctamente en pruebas
- Verifica que has guardado todos los cambios
- Comprueba que la configuración está marcada como activa
- Revisa que no hay conflictos con configuraciones de temporadas anteriores
- Limpia la caché del navegador y vuelve a probar
No sabes qué productos o precios configurar
- Revisa los precios definidos para la temporada
- Confirma qué categorías tendrán matrícula y cuáles no
- Verifica si hay precios especiales, descuentos por hermanos, etc.
- Consulta con dirección del club si hay dudas
💡 Consejos
Prepara todo antes de configurar
- Antes de empezar, confirma que tienes:
- Precios de matrícula definidos por categoría
- Planes de cuotas planificados
- Documentos que vas a solicitar identificados
- Stripe operativo si vas a usarlo
- Textos informativos preparados
Prioridad de configuración
- Primero: Productos y precios de matrícula
- Segundo: Conexión Stripe si es necesario
- Tercero: Planes de cuotas
- Cuarto: Documentos y configuración del portal
- Quinto: Pruebas completas antes de abrir
Textos informativos importantes
- Escribe textos claros y concisos para las familias
- Incluye información sobre plazos, precios y requisitos
- Explica el proceso paso a paso
- Indica claramente cómo contactar con el club para dudas
Configuración por categorías
- Puedes tener configuraciones diferentes por año de nacimiento
- Útil si algunas categorías tienen requisitos especiales
- Permite personalizar documentos, precios o textos por edad
- Planifica bien esta estructura antes de implementarla
Pruebas exhaustivas
- No abras la matrícula sin haber probado todo el flujo completo
- Crea varios jugadores de test de diferentes categorías
- Prueba tanto pago online como manual si ofreces ambos
- Verifica que los documentos se suben correctamente
- Comprueba que los recibos se generan bien
Coordinación con Stripe
- Si usas Stripe, verifica que está en modo producción (no test)
- Comprueba que los productos en Stripe coinciden con los del sistema
- Valida que las webhooks están configuradas correctamente
- Haz pagos de prueba antes de abrir para confirmar que funciona
Documentación del proceso
- Prepara un documento interno con toda la configuración
- Anota qué productos corresponden a qué categorías
- Ten claros los pasos del flujo para poder explicarlos a familias
- Prepara respuestas para FAQs habituales
Planificación temporal
- Define cuándo abres cada categoría si lo haces escalonadamente
- Establece fechas límite de matrícula
- Planifica recordatorios para familias que no completen
- Coordina con otros departamentos del club (equipaciones, entrenamientos)