Añadir documentos al proceso
Incluye documentos públicos o específicos dentro del flujo de matrícula para que las familias puedan consultarlos o descargarlos.
📋 ¿Cuándo usar esto?
Usa esta opción cuando necesites que las familias vean o descarguen normativa del club, código de conducta, autorizaciones firmadas, reglamentos, información sobre protección de datos u otros documentos oficiales durante el proceso de matrícula.
✨ Qué va a pasar
El documento aparecerá dentro del portal de matrícula para todos los jugadores o solo para una configuración concreta de categoría o año, según dónde lo añadas. Las familias podrán verlo, descargarlo o incluso tener que confirmarlo antes de continuar.
[SCREENSHOT PENDIENTE: Interfaz mostrando lista de documentos configurados con opciones para añadir nuevos, marcarlos como obligatorios, y configurar para qué categorías aplican]
Pasos
Paso 1: Prepara el documento en DocBox
Antes de añadirlo a la matrícula:
- Sube el documento a DocBox si no está ya
- Verifica que el archivo es correcto y está actualizado
- Asegúrate de que tiene un nombre descriptivo
Paso 2: Accede al configurador de matrícula
Entra en el módulo de configuración de la campaña de matrícula donde gestionarás los documentos del proceso.
Paso 3: Decide el alcance del documento
Determina si el documento será:
- General: Visible para todas las categorías y años
- Específico por año: Solo para jugadores de ciertos años de nacimiento
- Obligatorio: Si requiere confirmación para continuar
- Descargable: Si las familias pueden descargarlo
Paso 4: Añade el documento a la configuración
Selecciona el documento de DocBox y configura:
- Título que verán las familias
- Descripción o explicación
- Si es obligatorio aceptarlo
- Para qué categorías o años aplica
Paso 5: Guarda la configuración
Guarda los cambios para que el documento quede incorporado al flujo de matrícula.
Paso 6: Prueba con un jugador de test
Accede al portal con un jugador de prueba para verificar:
- El documento aparece en el punto correcto del flujo
- Se puede descargar si corresponde
- Se muestra solo para las categorías configuradas
- La confirmación funciona si es obligatoria
⚠️ Problemas comunes
El documento no aparece en el portal
- Revisa si lo añadiste en la sección correcta (general vs. específico por año)
- Verifica que guardaste la configuración después de añadirlo
- Comprueba que el documento existe en DocBox y está accesible
- Confirma que estás probando con un jugador de la categoría correcta
Todo el mundo ve el documento y no debería
- Si lo configuraste como general, todos lo verán
- Para restringirlo, márcalo como específico por año
- Revisa la configuración de categorías aplicables
- Puede haber un error en los filtros por año de nacimiento
El documento no se descarga
- Verifica que el archivo en DocBox es accesible
- Comprueba permisos del documento en DocBox
- Puede haber un problema con la URL o ruta del archivo
- Prueba con diferentes navegadores
No puedes marcar el documento como obligatorio
- Puede depender de la configuración del tipo de documento
- Verifica que estás usando el campo correcto
- Algunos documentos solo pueden ser informativos según el tipo
💡 Consejos
Tipos de documentos comunes
- Normativa general del club: Para todos los jugadores
- Código de conducta: Obligatorio para todos
- Autorizaciones específicas: Por categoría (autorizaciones médicas para ciertas edades)
- Información de protección de datos: General y obligatoria
- Reglamento de competición: Específico por categoría competitiva
Documentos generales vs. específicos
- Generales: Normativa, código conducta, protección datos
- Específicos: Autorizaciones médicas por edad, reglamentos por categoría
- No mezcles ambos tipos sin necesidad, complica el mantenimiento
- Si hay duda, empieza por general y personaliza solo si es necesario
Nombres claros y descriptivos
- Usa nombres que las familias entiendan fácilmente
- Evita códigos internos o abreviaturas
- Ejemplos: "Normativa del club 2024/25", "Código de conducta", "Autorización salidas"
Documentos obligatorios
- Usa obligatoriedad solo cuando realmente sea necesario
- Las familias deben poder aceptar para continuar
- Combina con explicación clara de qué están aceptando
- Considera implicaciones legales de lo que marcas como obligatorio
Actualización de documentos
- Si actualizas un documento en DocBox, verifica que el enlace sigue funcionando
- Informa a las familias si cambias documentos después de abrir matrícula
- Considera versionado si los documentos cambian con frecuencia
Organización
- Agrupa documentos por tipo o categoría en el configurador
- Mantén una lista actualizada de qué documentos están activos
- Revisa periódicamente que todos los documentos son accesibles
- Elimina documentos obsoletos de temporadas anteriores
Pruebas por categoría
- Si configuraste documentos específicos por año, prueba con jugadores de diferentes edades
- Verifica que cada categoría ve solo sus documentos
- Confirma que los documentos generales se ven por todos
Accesibilidad
- Usa PDFs accesibles cuando sea posible
- Tamaños de archivo razonables (max 5-10 MB)
- Considera versiones en otros idiomas si tu club es multicultural